‘De invoering van spraakgestuurd rapporteren binnen Eben-Haëzer verliep opvallend soepel’, vertelt Cobi. ‘De technologie bleek intuïtief in gebruik, de drempel laag en de resultaten direct zichtbaar op de werkvloer. Wat begon met één fysieke training en een korte opstart, groeide al snel uit tot een nieuwe manier van werken en denken. De techniek is zo eenvoudig dat er weinig voor geregeld hoeft te worden. Tijdens de training viel alles eigenlijk meteen op z’n plek. Na de eerste klassikale instructie volgden aanvullende sessies via Microsoft Teams. Technisch werkte dat prima, maar het bleek in de praktijk wel iets lastiger om op afstand de borging goed in beeld te houden. Daarom ging de kwaliteitsverpleegkundige actief langs bij teams: niet om te controleren, maar om op te halen hoe het ging, wat goed werkte en wat nog beter kon.’
Verhalen van de vloer
De ervaringen waren zo positief, dat een ander team zelf aanklopte met de vraag of zij er ook mee aan de slag mochten. De reacties uit de praktijk spreken boekdelen:
‘Ik vind het super, dat spraakgestuurd rapporteren. Ik probeer het gelijk na de ADL-zorg te doen of als ik net de kamer heb opgeruimd. Dan is het meteen afgehandeld en hoef ik er niet meer aan te denken. In het typen stak ik altijd veel tijd. Dit is echt een uitkomst.’
‘Ik ben er positief over. Het scheelt tijd en maakt mooie zinnen. Je kunt zacht praten en hij neemt het toch goed op. Wat dat betreft echt heel fijn.’
‘Als een bewoner even op het toilet zit, is dat nu een perfect moment om snel iets te rapporteren. Voorheen ging dat niet. Die ‘verloren minuten’ vul je nu zinnig in. En als het gerapporteerd is, kun je het ook loslaten.’
Meetbare winst, merkbare verandering
De tijdwinst werd ook objectief inzichtelijk gemaakt. Op basis van een 1-meting door de controller van Cedrah werd de besparing geschat op een kwartier per dienst, per afdeling. En dat bij een aanpak die geen complexe ICT-implementatie of extra handelingen vroeg. ‘Maar de winst zit niet alleen in tijd’, vertelt Cobi. ‘Het bracht ook verdieping. Doordat medewerkers hardop gingen rapporteren, kwamen er nieuwe vragen op tafel: ‘Wat bedoelen we eigenlijk met ‘bijzonderheden’?’ Die reflectie leverde inzichten op over methodisch werken – en hoe daar nog méér uit te halen valt.’
Versterking van samenwerking
Een opvallend neveneffect: ook zorgassistenten zijn gestart met rapporteren. Dat versterkt hun gevoel van betrokkenheid bij het team en bij de zorg voor bewoners. ‘Ik voel me nu echt meer onderdeel van het zorgproces’, aldus een medewerker.
De volgende stap: borging
Hoewel de implementatie soepel verliep en de eerste resultaten zeer positief zijn, stopt het daar niet. ‘Na de zomerperiode staat een ‘herijkingsmoment’ gepland: hoe gaat het nu, wat is nodig voor structurele borging? Een plan ligt klaar om projectleiders te werven die de volgende fase kunnen begeleiden. Zo wordt niet alleen voortgebouwd op de eerste successen, maar wordt ook gewaarborgd dat spraakgestuurd rapporteren een stevig en gedragen onderdeel blijft van het zorgproces.’
Conclusie: eenvoud als kracht
Spraakgestuurd rapporteren hoeft niet ingewikkeld te zijn om impact te maken, is de ervaring van Cobi. ‘In deze casus blijkt: eenvoud in techniek, vertrouwen in medewerkers en aandacht voor implementatie maken het verschil. Of zoals een zorgmedewerker het verwoordde: ‘Ik wil echt niet meer zonder.’